حضرة رئيس وأعضاء لجنة الوقف المحترمين.

الموضوع: كيفية سير دفع نفقات الوقف
تحيّة بالرّب يسوع،
إنطلاقاً من حماس أعضاء لجان الأوقاف في رعايا الأبرشية، وإقدامهم على تشييد كنائس، وقاعات، وبيوت للكهنة، وصيانتها وتجهيزها، وكي تتجسّد الأهداف الحقيقية لهذه النفقات، مع تقدير المطرانية وشكرها لما تبذله هذه اللجان من سخاء وتضحيات،نودّ أن نذكر كيفية سير دفع النفقات:
عرض جميع النفقات غير العادية على لجنة الوقف في اجتماعاتها الدورية، والحصول على الموافقة بالإجماع- اذا أمكن- أو العودة للنظام الداخلي للجان الأوقاف وتدوين ذلك في محاضر أمانة السرّ.
تشكيل لجنة لمتابعة تفاصيل النفقات غير العادية، وعرضها على المراجع في المطرانية - اذا لزم الأمر.
استدراج ثلاثة عروض أسعار للنفقات غير العادية بظرف مغلق يُرسل الى رئيس اللجنة أو الى نائبه.
فَضّ العروض وطرحها ضمن اجتماعات لجنة الوقف،وتدوينها في محضر الأجتماع، ويُعتمد العرض المناسب لحصوله على الشروط المطلوبة .
يُطلع مدير الأشغال او من ينوب عنه من الأعضاء، لجنة الوقف، خلال الإجتماع الشهري الدوري، على سير الأعمال وتنفيذها، بطريقة موثقة خطيّا، ليصار الى دفع النفقات .
تُعرض على لجنة الوقف في اجتماعاتها جميع النفقات التي تتعدّى قيمتها الخمسماية الف ليرة لبنانية (٥٠٠,٠٠٠) ل.ل. او ما يعادلها بالعملات الأجنبية، وتُصدراللجنة شيكا معلَّماً للمستفيد بموجب أمر دفع (نموذج مرفق) موقع من رئيس اللجنة وأمين الصندوق والمشرف على التنفيذ ومستلم الشيك،وتحفظ الفاتورة المرسلة من قبل المستفيد مع أمر الدفع في ملفات لجنة الوقف.      
وإذ نقدِّر ما تقومون به وما تبذلون من جهدٍ في سبيل خدمة رعيتكم، نرفع الصلوات والدعاء.

أنطلياس في ٠٧ /٠١/ ٢٠١٢                       دائرة لجان الأوقاف